Er wordt een steeds groter beroep gedaan op onze informatievoorziening mede door (digitale) gegevensuitwisseling vanwege decentralisaties van het Rijk naar de gemeente en samenwerking/gegevensuitwisseling met andere organisaties en overheden.
Dit maakt het voor de gemeente noodzakelijk dat de diverse ontwikkelingen en de onderlinge samenhang duidelijk meerjarig verwoord staan in één integraal document: Het informatiebeleidsplan. In mei 2015 heeft de raad het geactualiseerde informatiebeleidsplan 2013-2017 met een doorkijk naar 2018 en 2019 vastgesteld.

Informatiebeleidsplan 2013-2017

Het informatiebeleidsplan is ons stuurinstrument, sluit aan op de visie en doelstellingen van de organisatie en is onderverdeeld in een zevental thema’s. Deze thema’s zorgen voor een scherpere sturing op de ambities en de prioritering van de verschillende projecten:

1. Dienstverlening;
2. Zaakgericht werken;
3. Gegevensmanagement;
4. Het Nieuwe Werken;
5. Vakspecifieke ontwikkelingen;
6. Professionalisering ICT;
7. Informatieveiligheid.

Hieronder volgt een korte uitleg per thema en worden de resultaten uit 2016 benoemd.

Dienstverlening

Het thema Dienstverlening is gericht op het gemeentebreed verbeteren van de dienstverlening van de gemeente Dronten aan burgers en bedrijven. Binnen dit thema worden alle activiteiten opgepakt die nodig zijn om de verschillende klantcontactkanalen aan te laten sluiten op het Klant Contact Centrum (KCC). Voor de inhoudelijke activiteiten binnen dit thema verwijzen we mede naar Programma 0 ‘Verbetering Dienstverlening 2015-2018’.

• Technisch gezien zijn de volgende activiteiten afgerond:
• Vervanging pinautomaten t.b.v. contactloos betalen;
• Realisatie van de koppeling met Bredepas;
• Inrichten van Internet pc’s bij de balies.

Zaakgericht werken

In 2016 is met het zaaksysteem Mozard zaakgericht werken verder uitgerold in de organisatie. Gezien de vele activiteiten is er per 1 januari 2017 (structureel) een tweede functioneel beheerder Midoffice in dienst getreden, om het zaakgericht werken verder uit te rollen en te beheren. Dit project zaakgericht werken zal ook in 2017 actief bijdragen aan de verbetering van de dienstverlening en informatievoorziening. Verder is er vanuit het project Zaakgericht Werken een bijdrage geleverd aan het onderbrengen van de website van de gemeente in het zaaksysteem Mozard en is er een start gemaakt met de inrichting van de digitale handtekening.
Het zaaksysteem biedt daarnaast ook de functionaliteit van klantcontactsysteem ten behoeve van ons Klant Contact Centrum (KCC). Hiermee kunnen medewerkers van het KCC klanten eenduidige, kwalitatief betere en nog betrouwbaardere informatie verstrekken.

Gegevensmanagement

Gegevensmanagement is o.a. belangrijk voor de doorontwikkeling van het stelsel van basisregistraties en het beheren van de kernregistraties. Het stelsel is daarbij opgebouwd uit administratieve data en geografische data. Specifieke aandachtspunten hierbij zijn integratie en het bewaken van de kwaliteit en het beheer van de gegevens. Met de invoering van het zaaksysteem kunnen burgers hun aanvraag via dit systeem volgen voor een aantal diensten die door de gemeente geleverd worden.
In 2016 zijn de volgende activiteiten afgerond:
•   E-Herkenning intern;
•   Koppelingen applicatie Infosupport met Suite4SociaalDomein;
•   Koppeling applicatie Infosupport met Mozard;
•   Koppeling Key2Vergunningen met Omgevingsloket (OLO).
Daarnaast zijn de volgende activiteiten opgestart die een doorloop in 2017 kennen:
•   Aansluiting NHR;
•   Aansluiting E-Herkenning extern.

Het Nieuwe Werken

Medio 2016 is gestart met een integrale verkenning op hoofdlijnen naar de wijze waarop enkele elementen van Het Nieuwe Werken (HNW) binnen de gemeente Dronten van meerwaarde kunnen zijn. Hierin zijn de bricks-, de bytes- en de behaviour-kant van Het Nieuwe Werken belicht. Vanuit de afdeling Informatiemanagement is in 2016 gestart met het onderdeel ‘bytes’, waarbij wordt verkend in hoeverre we met de werkplekvervanging een werkplek kunnen aanbieden die het meer plaats- en tijdonafhankelijk werken beter ondersteunt, en het samenwerken aan documenten beter faciliteert. Uiteraard is en wordt hierbij ook gekeken naar de eisen die dat aan de ICT-omgeving en de fysieke werkomgeving stelt.

Vakspecifieke ontwikkelingen

Naast de de gemeentebrede thema’s is er natuurlijk ruimte voor ontwikkeling van de vakspecifieke afdelingen voor zover deze niet onder de gemeentebrede thema’s vallen.
In dit kader zijn in 2016 de volgende activiteiten uitgevoerd:
•   Afronding van de implementatie van het JCC (applicatie t.b.v. het KCC);
•   De inrichting van de locatie Dukdalf voor de afdeling MO;
•   De implementatie van de applicatie LIAS t.b.v. team FIN;
•   Herinrichting van de scanstraat t.b.v. Corsa i.c.m. Mozard;
•   Inrichting van Mobile Device Management is opgestart, wordt in 2017 afgerond;
•   Inrichting van Identity Access Management is opgestart, wordt in 2017 afgerond.

Professionalisering  ICT

Dit onderdeel gaat enerzijds over het op orde houden van de fysieke ICT voorzieningen (hardware, software en netwerk) en anderzijds over de professionalisering van de ICT organisatie. Informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens hebben continu aandacht. In 2016 is het informatiebeveiligingsplan als afgeleide van het in 2015 geaccordeerde Informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld.
In 2016 is de verkenning van een mogelijke deelname in de GR Shared Service Centre (SSC) ONS samen met de gemeente Dalfsen afgerond. Op dit moment zitten de gemeente Kampen, Zwolle en de provincie Overijssel in het SSC ONS. Eind 2016 heeft het college het besluit genomen geen deelnemer te worden van de GR SCC ONS.

Informatieveiligheid

Informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens krijgen binnen Dronten en aansloten ketenpartners een steeds grotere betekenis. Daarnaast is zowel op nationaal als Europees niveau nieuwe wet- en regelgeving ontwikkeld, zoals de Europese Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de invoering van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Deze ontwikkelingen zijn en worden intern verwerkt in o.a. een daarvoor aanwezig Information Security Management System (ISMS), in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) m.b.t. uit te voeren beveiligingsmaatregelen en aangescherpte juridische randvoorwaarden bij o.a. het opstellen van bewerkersovereenkomsten met derde partijen.
In 2016 is Dronten twee maal getroffen door een ransomware aanval, wat heeft geresulteerd in het treffen van aanvullende geavanceerde technische beveiligingsmaatregelen. Tevens is bij herhaling een bewustwordingsoproep aan de organisatie gedaan om op de juiste wijze met verdachte e-mails om te gaan.
Bewust en op veilige wijze omgaan met ICT-middelen is van groot belang gelet op de mogelijke risico’s. Om die reden is in 2016 een ‘iBewustwordingsprogramma’ gestart met een doorloop in 2017. Onderdeel daarvan is o.m. een organisatie brede Phishingmailtest.
In het kader van Informatiebeveiliging en en het  in 2016 goedgekeurde Informatiebeveiligingsplan zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:

• Aanschaf Multifunctionele Printers in de organisatie met pas beveiliging;
• Personeelsingang De Reest voorzien van een paslezer / toegangscontrole;
• Beveiligingsprocedure Incidentmeldingen en datalekmeldingen ingericht;
• Opstellen draaiboek ICT-calamiteiten;
• Aanvullende voorzieningen ter beveiliging van data- en email-verkeer;
• Toepassing extra controle SMS passcode bij gebruik systeem bij thuiswerken;
• Toepassing beveiligde e-mailvoorziening in Sociaal domein;
• Beter doorgevoerde beveiligingseisen gebruik mobiele apparaten, o.a. door encryptie van de harde schijf;
• Uitgevoerde bewustwording campagne v.w.b. gebruik wachtwoorden.

De in 2016 beoogde verdere uitbouw van de in het ISMS aanwezige kwaliteitscirkel (PDCA) heeft vertraging opgelopen doordat de toenmalige leverancier de applicatie niet doorontwikkelde op nieuwe ontwikkelingen. Hiervoor wordt een vervangende applicatie aangeschaft.