Bedrijfsvoering
Algemeen
Paragraaf bedrijfsvoering
Ter realisatie van de programma’s is een goede bedrijfsvoering van groot belang. Deze paragraaf informeert de gemeenteraad over de stand van zaken in de bedrijfsvoering. Vanuit de bedrijfsvoering worden de beleids- en uitvoeringseenheden van de organisatie zo goed als mogelijk gefaciliteerd. Dronten ontwikkelt nog steeds, sociaal, ruimtelijk en qua dienstverlening aan de ingezetenen. Ontwikkeling vergt ook geld e.a. middelen. Tegelijk is er bewustzijn in de organisatie dat met de beschikbaar gestelde middelen zuinig moet worden omgegaan. En dat aan het gezond maken en houden van de financiële toekomst van Dronten ook vanuit de bedrijfsvoering een wezenlijke bijdrage moet worden geleverd. Slimme keuzes maken om met afnemende middelen toch zo goed als mogelijk door te ontwikkelen. Dat is de beweging die wij maken.
Organisatieontwikkeling
In maart 2016 heeft het college besloten tot de doorontwikkeling van de gemeentelijke organisatie van Dronten en tot een daarvoor benodigde organisatiewijziging. In juni zijn daarvoor intern twee kwartiermakers geworven die beoogd directeur worden in de gewijzigde organisatie. Na het aantreden van de kwartiermakers/ beoogd directeuren is in de tweede helft van het jaar gestart met het ontwerpen en het tot uitvoering brengen van het proces van uitwerking hoofdstructuur van de organisatie en de bijbehorende ontwikkelagenda. Deze twee opdrachten krijgen hun beslag in 2017.
De ontwikkelingen zijn tot nu toe binnen de bestaande bedrijfsvoering middelen bekostigd.
Bij de voortgangsrapportage 2016 is een frictiebudget beschikbaar gesteld om personele frictiekosten in de jaren 2016-2018 op te kunnen vangen.
Human Resource Management
Ontwikkelingen in de organisatie volgen elkaar in rap tempo op, zowel op het strategische vlak als op het operationele vlak. De HRM afdeling heeft in 2015 en 2016 veel energie gestoken in het op orde brengen van de basis en de organisatieontwikkeling. Daardoor is er niet veel ruimte voor een goede doorontwikkeling van het team, waardoor strategisch opdrachten aan het team later zijn/worden opgepakt dan gewenst. Bij de prioritering van de opdrachten moesten er een aantal worden doorgeschoven naar 2017. Een geringe uitbreiding van de capaciteit, vastgesteld bij de behandeling van de Kadernota 2017, zal in 2017 worden geëffectueerd. Daarmee kunnen lopende zaken, de organisatieontwikkeling en de daaruit voortvloeiende vernieuwde HRM-agenda beter worden ondersteund.
Individueel keuzebudget (IKB)
Het jaar 2016 stond voor HRM grotendeels in het teken van de implementatie van het individueel keuzebudget (IKB). De invoering hiervan is voor elke gemeente een verplichting.
Vanaf 1 januari 2017 beschikt iedere gemeenteambtenaar over het IKB. Het IKB is opgebouwd uit de eindejaarsuitkering, vakantietoelage, levensloopbijdrage en 14.4 uur bovenwettelijk verlof. Gezamenlijk komt dit uit op een bedrag ter hoogte van 16.3% van je salaris. Het IKB is inzetbaar voor o.a. het kopen van verlof, extra inkomen door uitbetaling van het opgebouwde budget of het financieren van bijvoorbeeld een opleiding.
HRM was de trekker van dit project. Het IKB is succesvol geïmplementeerd doordat er verbinding is gezocht binnen en buiten de organisatie.
De succesfactor kan gezocht worden in de afdelingsoverstijgende samenwerking en de goede relatie met de lokale medezeggenschap. Daarnaast hadden wij veel baat bij het delen van kennis en ervaring binnen de samenwerkingsverbanden Samenwerken in Flevoland (SwiF) en de Talentenregio. Naar de toekomst toe willen wij nog meer voordeel halen uit de samenwerkingsverbanden. Immers, samenwerking is de sleutel tot succes.
Investors in People (IIP)
In het kader van de organisatieontwikkeling is IIP momenteel geparkeerd. In 2017 wordt beoordeeld of het programma doorgang zal vinden. De opbrengst van de nulmeting en diverse medewerkersbijeenkomsten wordt in ieder geval meegenomen in de organisatieontwikkeling.
Wet Banenafspraak
Meer mensen met een arbeidsbeperking aan de slag! Dat is het doel van de Banenafspraak. In Flevoland wilden we in 2015 en in 2016 400 van deze banen realiseren; 250 banen bij werkgevers en 150 banen bij de (Rijks)overheid. Dit is voor de overheid en het bedrijfsleven een verantwoordelijkheid die ook veel kansen biedt! Het college heeft begin 2016 middels een besluit aangegeven dat zij zich in de jaren 2016-2017 hard willen maken om 4 mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (met of zonder indicatie) een plekje binnen de gemeente Dronten te geven. Dit in de vorm van een pilot.
De gemeente Dronten heeft die kans meteen gegrepen door het afgelopen jaar vier garantiebanen te creëren voor mensen met een indicatie. De doelstelling van deze pilot is hiermee ruimschoots binnen de 2 jaar al bereikt! Begin 2017 zal daarom vervroegd de pilot worden geëvalueerd. Bekeken zal worden of en hoe we verdere invulling kunnen geven aan de ambitie om als één van de grootste werkgevers binnen de gemeente Dronten mensen met een indicatie een plekje binnen de werkende maatschappij te geven (zie ook programma 6 Participatiebudget).
Formatie 2016
In de begroting 2016 is de incidentele uitbreiding (pilot 2014/2015) van 1 fte bij het team juridische zaken structureel vastgesteld om blijvend voldoende invulling te kunnen geven aan de juridische kwaliteitszorg. Verderop in deze paragraaf wordt nader ingegaan op de juridische kwaliteitszorg.
Daarnaast is incidenteel 1,5 fte formatie beschikbaar gesteld binnen de afdeling sociale zaken voor een teamleider (0,5 fte) en een inkomensconsulent (1,0 fte). Dit in afwachting van de lopende onderzoeken (business case en Netwerk Kampen/Dronten) waarover in de loop van 2017 nadere besluitvorming wordt verwacht.
In de slotrapportage 2015 is 0,5 fte voor het borgen van de interne controle ingaande 2016 toegekend. Deze formatie uitbreiding is per 1 juli 2016 gerealiseerd. Daarnaast is in deze periode besloten bij de actualisatie van het Sociaal Domein 2 fte versterking te realiseren. In het 4e kwartaal 2016 heeft het college besloten om binnen het sociaal domein een deel van de inhuur om te zetten in formatie per 1 januari 2017. Dit betreft zowel formatie op de P-wet, Wmo als de Jeugdwet.
Een viertal collega's zijn langdurig ziek geweest (5,14% ziekteverzuim) en één collega is kosteloos gedetacheerd aan Agro & Food (bijdrage in persoon ipv €). Verder hebben we een viertal stagiaires en twee trainees ondersteund en gecoacht. Deze oorzaken hebben geleid tot extra kosten en/of inzet van vervangend personeel.
Salariskosten inclusief inhuur personeel in € 1
Omschrijving personeelslasten | Primitieve begroting 2016 | Tussentijdse bijstelling | Begroting na wijzigingen 2016 | Rekening 2016 | Verschil 2016 |
|---|---|---|---|---|---|
Salarissen en sociale lasten huidig personeel | 19.350.667 | 565.563 | 19.916.230 | 19.313.567 | 602.663 |
Vergoeding raadsfracties | 32.697 | 385.553 | 418.250 | 394.407 | 23.843 |
Vergoeding van derden voor eigen personeel | -391.154 | -18.900 | -410.054 | -397.144 | -12.910 |
Inhuur van extra formatie | 2.502.074 | 458.006 | 2.960.080 | 3.319.236 | -359.156 |
Inhuur ziektevervanging en vacatureruimte | 0 | 40.000 | 40.000 | 1.137.168 | -1.097.168 |
Tijdelijk personeelsbudget | 144.886 | 36.536 | 181.422 | -49.316 | 230.738 |
Verschil | -611.991 |
Planning & control
Eind 2015 is een onderzoek gestart naar een ondersteunend informatiesysteem voor de P&C cyclus waarbij in het voorjaar 2016 na een aanbesteding de keuze is gevallen op LIAS. LIAS is in het 2e halfjaar 2016 geïmplementeerd voor het opstellen van de P&C documenten. Deze jaarrekening is volledig in het systeem LIAS opgebouwd. De begroting 2017 is in november 2016 ook al via dit systeem digitaal aangeboden.
Rechtmatigheid
In 2016 is na een aanbesteding door de raad een nieuwe accountant geselecteerd voor de accountantscontrole over de boekjaren 2016 en 2017. De auditcommissie is vanuit de raad gesprekspartner voor de accountant.
Naar aanleiding van de quick scan interne controle is in het 3e kwartaal 2015 een verbeterplan interne controle uitgewerkt. Dit verbeterplan geeft verdere maatregelen aan die in 2016 zijn opgepakt. Door de gemeenteraad is bij de slotrapportage 2015 besloten 0,5 fte extra formatie per 1 januari 2016 toe te kennen om de kwaliteit op interne controles te borgen. Deze extra formatie op de functie coördinator interne controle is per 1 juli 2016 gerealiseerd.
Naast het organisatie brede interne controleplan is er een specifiek interne controleplan voor het sociaal domein. Eind 2016 hebben we in samenspraak met de nieuwe accountant afspraken gemaakt om de rechtmatigheid beter te kunnen borgen. Mede door zelf een steekproef controle op levering uit te voeren zijn we minder afhankelijk van de controleverklaringen van derden (regio/SVB).
Financieel beleid
In juni 2016 is een nieuwe nota reserves en voorzieningen door de raad vastgesteld. Daarnaast is in december 2016 een aangepaste financiële verordening 2017 door de raad vastgesteld in verband met de gewijzigde BBV regels. De uitrol van de verplichtingen-administratie in het zaaksysteem verwachten we in 2017 te kunnen doorvoeren.
Een structureel sluitende meerjarenbegroting is het uitgangspunt voor het financiële beleid van de gemeente. Het financiële beeld is sterk aan verandering onderhevig. De raad heeft bij de begroting 2015 gekozen voor een aantal bezuinigingsmaatregelen om voor 2015 en 2016 een sluitende begroting te hebben met meerjarig nog een tekort. Mede door de positieve bijstelling van het gemeentefonds in de septembercirculaire 2016 is er weer sprake van een sluitende meerjarenbegroting (2017-2020) waardoor bij de begroting 2017 geen aanvullende bezuinigingsmaatregelen hoefden te worden vastgesteld.
Bezuinigingen op de bedrijfsvoering
Vanuit de bezuinigingen 2012-2015 staat alleen de ombuiging in relatie tot het KCC van 40.000 euro nog open in verband met het nog niet realiseren van een KCC. Het KCC wordt medio 2017 gerealiseerd waarbij we verwachten dan ook de bezuiniging te kunnen realiseren.
In 2012 is een taakstelling voor overhead opgenomen naar aanleiding van de samenwerking OFGV en GBLT. Met de raad is afgesproken deze taakstelling op overhead in verband met vermindering van formatie te verrekenen met uitbreiding van formatie. Door de invulling van nieuwe formatie o.a. op het sociaal domein is deze taakstelling in 2015 volledig ingevuld en is er op dit moment sprake van een positief saldo op de taakstelling overhead waaruit extra overheadkosten kunnen worden gedekt.
In 2013 is een taakstelling personeel grondexploitaties vastgesteld. Deze taakstelling is inmiddels deels ingevuld. Het deel dat nog niet is gerealiseerd kan in 2016 worden gedekt door het positieve saldo op de taakstelling overhead. We verwachten deze taakstelling in 2017 volledig te realiseren.
Vanaf 2016 is een nieuwe taakstelling bedrijfsvoering opgenomen in relatie tot omdenken in taken van 150.000 euro. Daarvan is in 2016 80.000 gerealiseerd op de taak accountmanagement. We verwachten in 2017 en 2018 het restant van de taakstelling te kunnen realiseren op een aantal andere taken. De taken die in de kadernota 2015 zijn benoemd om te onderzoeken blijken niet allemaal via omdenken te kunnen worden verminderd. In 2016 heeft het college besluiten genomen op de taken sport (onderzoek sportbedrijf) en veiligheid. Hierop bleek geen taakvermindering te kunnen worden doorgevoerd door het anders te organiseren.
Taakstellingen | 2016 |
|---|---|
Taakstelling omdenken (2015-2018) en KCC 2015 | -190.000 |
Gerealiseerd 2016 1 fte REO | 80.000 |
Nog te realiseren: omdenken 70.000 en KCC 40.000 | -110.000 |
Taakstelling grex 2014-2017 | -168.000 |
Gerealiseerd 2014 REO 0,89 fte en 2016 REO 0,2 fte | 95.570 |
Nog te realiseren in 2017 | -72.430 |
Taakstelling overhead stand 1/1/2016 (in 2013 254.000 voor 12,7 fte GBLT/OFGV) | 105.247 |
gerealiseerd 2016 formatie uitbreidingen en Sociaal Domein tijdelijk | 111.600 |
verrekening overhead op gerealiseerde bezuinigingen | -41.800 |
Positief saldo voor overhead om in te zetten voor extra kosten overhead | 175.047 |
Concerncontrol
Vaste onderdelen van concerncontrol zijn risicomanagement, advisering op de financiële planning & controlcyclus, aanspreekpunt accountant en auditcommissie en het uitvoeren van 213a Gemeentewet onderzoeken. Naast advisering bij de financiële planning & control is in 2016 aandacht besteed aan de borging van de interne controle en de ontwikkelingen binnen het sociaal domein. Daarnaast is de concerncontroller verantwoordelijk voor monitoring van de bezuinigingen.
Onderzoek 213a GW doelmatigheid en doeltreffendheid
In 2016 is het geplande onderzoek 213a niet uitgevoerd omdat in 2016 door het college voorrang is gegeven aan een onderzoek naar het proces hulpmiddelen WMO. De rapportage van dit onderzoek is in mei 2016 opgeleverd.
Verkenning deelneming aan Shared Service Centre Zwolle
De colleges van gemeente Dalfsen en Dronten hebben de samenwerkingsmogelijkheden met het SSC Zwolle (inmiddels omgedoopt tot ONS (OmriNgd door Service) verkend en zijn tot de conclusie gekomen dat de business case onvoldoende aanknopingspunten geeft om toe te treden tot de bedrijfsvoeringssamenwerking (Personeel- en salarisadministratie, Inkoop en ICT).
Juridische kwaliteitszorg
In 2016 is met name ingezet op kennisvergroting. Daartoe zijn een tweetal lezingen verzorgd door Nysingh advocaten (actualiteiten bestuursrecht en actualiteiten jurisprudentie Wet maatschappelijke ondersteuning).
Daarnaast is er een training gegeven over het schrijven van goede besluiten. Doel is om door middel van betere schriftelijke besluitvorming het aantal (gegronde) bezwaren en beroepen te doen verminderen.
Tevens is aan nieuwe beleidsmedewerkers in een training 'bestuursvoorstellen' de ins en outs van het schrijven van met name een collegevoorstel (op basis van een vastgesteld format) uitgelegd.
De leden van het Juridisch Vakberaad hebben deelgenomen aan de door de Ministeries van BZK en VenJ georganiseerde conferentie over de responsieve rechtsstaat. Hoe ga je als overheid met de burger om; hoe communiceer je met elkaar; hoe betrek je de burger bij overheidshandelen en -besluitvorming?
Naast kennisvergroting is met name ook voor de kwaliteit van de gemeentelijke regelgeving (in de volle breedte) aandacht geweest. Dit zal uitmonden in een nieuwe concernrichtlijn 'regelgeving' die begin 2017 aan de directie ter vaststelling zal worden voorgelegd.
Tenslotte is het Juridisch Vakberaad met alle managers in gesprek gegaan om de verwachtingen/wensen over en weer als het gaat om juridische kwaliteitszorg inzichtelijk te maken.
Communicatie en digitale dienstverlening
Met de implementatie van de nieuwe website medio 2016 is een start gemaakt met device onafhankelijke informatievoorziening en dienstverlening. De achterliggende systemen zijn toekomstbestendig waar het gaat om verdere uitbouw van digitale dienstverlening, wat de komende jaren verder vorm zal krijgen.